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浅谈高校仪器设备技术档案管理
来源:    发布时间:2016-11-10 13:33:27    浏览量:303

核心提示:  浅谈高校仪器设备技术档案管理饶蚺(乐山师范学院)术档案管理的对策,特别是大型精密仪器技术档案更需要加强管理,以保证仪器设备和相关资料的统一性和完整性。  高等院校仪器设备技术档案管理是一项保证教学

  浅谈高校仪器设备技术档案管理饶蚺(乐山师范学院)术档案管理的对策,特别是大型精密仪器技术档案更需要加强管理,以保证仪器设备和相关资料的统一性和完整性。

  高等院校仪器设备技术档案管理是一项保证教学、科研顺利进行,提高仪器设备的使用率和完好率,充分发挥其经济效益的基础性工作之,是保证学校仪器设备的正常使用、发挥最大效益的重要环节。在以实验教学及科研为主的高校,仪器设备技术档案管理工作显得尤为重要。

  1仪器设备技术档案管理现状及存在的问题根据教育部(原为国家教委)1994年发布的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》中规定:"设备档案的管理必须坚持集中统一管理的原则".按照这规定,大多数高校仪器设备档案管理都采用集中统一管理模式。这种管理有利于从档案专业的视角出发,对归档材料的管理实行统筹规划,并将其纳入规范化、专业化的道路;有利于对仪器设备档案价值进行准确鉴,确保归档电子文件的安全;有利于对归档设备文件的科学管理与上网共享;有利于打破个人垄断随机文件资料的局面,为技术人员正常使用设备、利用档案,以及让所有设备和档案资料成为全校共享资源提供保证。

  我们学校仪器设备档案管理也是采用这种管理模式。在2003年,学校就下文要求对般仪器设备和大型精密贵重仪器的技术档案进行统一归口管理。档案内容包括:可行性论证报告、验收报告、仪器使用说明书、图纸、装箱单、随机软件、保修文件、配件使用说明书等,单价在20万元以上的仪器设备的技术档案还应增加使用记载、维修记录等内容,而对于校部机关仪器设备技术档案的管理,则明确规定由实验设备处统一负责。但执行结果又是另外一回事,各系并没有将仪器设备技术档案特是5万元以上的仪器使用说明书向学校综合档案室归档,校部各机关也没有将一般设备技术档案资料转交实验设备处统一管理。

  究其原因,一是设备管理部门、设备使用单位、学校综合档案室三家之间对设备档案存在存与用的矛盾。设备使用部门随时需要利用设备随机材料,便于操作使用和维护保养,为此不愿归档。二是在于成本,按要求,学校综合档案室需要收集原件,使用部门使用复印件,但大部分说明书相当厚,好多说明书都是几百页,复印起来很困难,增加档案部门和使用单位的成本,因此都不愿承担。

  三是学校综合档案室没有参加仪器设备开箱验收,没有监督、检查、指导文字材料和技术清点、验收工作,故收集不到随机资料。

  四是设备使用单位领导不重视设备技术档案归档工作,没有严格要求设备的具体使用人对设备技术档案进行规范化管理。

  那么,这些技术档案没有统一管理会造成什么后果昵,如果某种仪器设备使用说明书在全校是孤本,也没有复印件,并且这些技术档案很有可能就在个人手上,很容易被遗失,或者因为人事变动等原因造成技术档案资料遗失,那么几+万、甚至上百万的设备就很可能能成为摆设,很难正常运行,将给学校造成重大损失。其二,假如在保修期间,保修文件被丢失了,如果这台设备发生故障,随来承担包修昵,最后还是学校来承担维修费,学校也会蒙受损失。其三,假如该台设备需要重装,或者软件需要升级,而随机资料(光盘)被弄丢了,设备的使用肯定会受到局限,学校或许要另外筹经费购买新软件,这样也会给学校造成一定程度的损失。

  2加强仪器设备技术档案管理的对策2.1制定相应的报账保障制度,以保证随机资料的完整性在仪器设备档案管理过程中,学校除出台相关管理文件外,还应有相应的报账保障制度。比如设备到校后,验收时设备使用单位应通知学校档案管理部门参加,档案管理部门在设备验收后将随机资料清点完整并收好完整一套,然后在发票上签字,在报账时若没有档案管理部门的签字学校财务部门不能给予报账。设备使用部门要使用设备随机资料,可以现场办理相关借用手续或者复印。

  2.2建立仪器设备随机资料管理库从我校目前的情况来看,各系的设备技术档案虽然没有交到学校综合档案室进行统一管理,但也没有出现过遗失现象,仪器设备的保修、维修、软件升级、使用、日常维护都很正常,但校部机关的设备在管理上就存在一定问题。按照学校出台的文件要求,校部机关的仪器设备技术档案由设备主管部门统一管理,但事实上,校部机关仪器设备技术档案大都没有交到实验设备处,都由各部门自行管理。一旦设备出现故障时,要求使用部门出示设备保修文件时,设备使用部门大都拿不出来,实验设备处就必须出面进行协调,要求供货方进行正常保修。鉴于这种情况,我们认为有必要建立全校仪器设备随机资料管理库,重点管理校部机关仪器设备随机资料,各系也要建立随机资料管理库,但要到设备主管部门备案。

  2.3严格执行奖惩制度高校除学校综合档案室人员外,各系、各部门档案管理人员都是兼职的,要采取一定机制提高其积极性。仪器设备档案管理与其他工作一样,从始到终是一个有机的系统,有布置、有过程、有检查。工作的优劣只有通过检查来确定,要经常检查仪器设备档案管理情况。对档案资料收集完整、管理好,特别是在使用档案方面成绩突出、发挥较大社会和经济效益的单位和个人给与奖励,对不负责任、管理混乱、散失档案、造成损失的要给予处罚。

  2.4采用信息化网络管理当前计算机技术和网络技术在各行各业中的应用已经取得了非常显著的成绩,人们已经获得了非常丰富的应用经验,科技的发展使仪器设备的现代化管理有了现实的基础。目前,各高校建设的网络系统已曰趋完善,在普遍开通教育科研网的同时,还与不同的网络系统实现了互联,实现了各类信息的共享和利用。这就为高校仪器设备档案管理信息网络的建设提供了一个强有力的支持平台,完全可以实现仪器设备档案信息数据与各部门、各教学系之间资源共享。

  3大型精密仪器设备技术档案管理中应注意的几个问题3.1确定大型精密仪器技术档案的范围内容如果技术档案的范围内容不明确,操作起来非常困难。归档范围包括:购置前的有关技术资料、到货后的技术资料、验收中的技术资料、运行过程中的有关资料、效益记录等。其中,购置前的技术资料、订货后的技术资料、验收后的技术资料为静态技术资料。

  它记录了仪器设备整个使用寿命周期的全过程,主要作用是保证仪器设备处于完好工作状态。运行过程中的技术资料、效益纪录为动态技术资料。它的主要目的是向设备管理部门提供仪器设备使用效益情况和为仪器设备使用的整个寿命周期综合效益的评价积累资料。

  3.2加强大型精密仪器技术档案的利用实验室建设、实验教学研究工作有着密切联系,各级领导、主管部门要在制定实验室建设规划、进行专业的设置、确定科学研究方向、仪器设备投资的可行性论证时,对现有仪器设备的数量、型号、使用情况等进行全面了解,避免因决策不当或计划失误而造成人力、物力、财力等浪费,必须有完整、准确的仪器设备技术档案作为依据。

  3.3执行档案部门参加大型精密仪器设备开箱验(转41页)局校论坛同:a当我们谈论拥有,相互关系,疾病等状态时常用have的现在完成时形式来表示:母亲有两个姐妹